Todo Sobre DAFO del marketing

Es una palabra de carácter nemotécnica que alude a las iniciales: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. En la práctica, el DAFO es una de las principales herramientas estratégicas en el mundo empresarial. Con el objeto de falicitar el entendimiento, y otorgar una referencia tanto formativa como informativa

Concepto: ¿Marketing Social? (II Parte)

Tal como lo prometimos la semana pasada, continuaremos revisando los aspectos más importantes del marketing social, principalmente, los factores a considerar cuando se desee llevar a cabo una campaña de este tipo, así como también su planificación e implementación.

Plan de Negocios: Planeación de recursos humanos

Las necesidades de personal en tu empresa

El desarrollo de todo negocio o empresa está dado porque surgen cambios internos y en el entorno. Esto hace surgir nuevas necesidades tanto tecnológicas como humanas en el negocio.

Para poder enfrentar eficazmente los cambios, es necesario hacer una buena Planeación de recursos humanos, como uno de los aspectos fundamentales para el desarrollo de la empresa.

Veamos ahora qué entendemos por Planeación de recursos humanos.

Concepto: La Planeación de recursos humanos es el proceso a través del cual un negocio o empresa identifica sus necesidades futuras de personal para diseñar en el presente las estrategias adecuadas que lleven a satisfacer esas necesidades, partiendo de la situación actual de la empresa.

La planeación de recursos humanos permite optimizar las capacidades y habilidades de tus empleados actuales con el consiguiente aumento a la productividad. También permite reducir la rotación de personal ya que te facilita hacer una correcta selección.

Por otra parte, apoyar el desarrollo de tu personal en la empresa permite que tus empleados se "pongan la camiseta" del negocio, ya que apoyarlos en este sentido implica por parte del empresario, estar al pendiente de su desempeño, de habilidades, necesidades de capacitación, etcétera.
Estrategias para anticiparse a las necesidades futuras de personal

Las estrategias que permiten anticiparse a las necesidades futuras de personal son esencialmente de tres tipos:

1. Identificar los puestos que se van a requerir en la empresa para cumplir con sus objetivos.

2. Diagnosticar la situación de la empresa en términos de los recursos humanos con los que cuentas actualmente.

3. Identificar las acciones que son necesarias para poder desarrollar al personal.
Primer paso: identificación de las necesidades futuras de personal

Ahora te daremos cinco preguntas con las cuales podrás identificar los puestos que se van a requerir en el futuro en la empresa para cumplir con sus objetivos.

1. ¿Qué dirección tendrá el negocio en el futuro?
2. ¿Qué situaciones de trabajo se pueden generar en el futuro y cómo se pueden integrar a las ya existentes?
3. ¿Qué necesidades en cuanto a conocimiento formal del trabajo requerirán los directores o jefes para realizar en forma más efectiva su labor?
4. ¿Qué puestos nuevos se van a requerir en el futuro?
5. ¿Cómo se pueden cubrir esos puestos?
Segundo paso: diagnóstico de la situación actual en recursos humanos de la empresa

El segundo paso en la planeación es diagnosticar la situación de la empresa en términos de los recursos humanos con los que cuentas actualmente.

Las preguntas guía con que te puedes auxiliar en este momento son las siguientes:

1. ¿Qué puestos, tarea o tipo de experiencia te han servido más para el desarrollo de tu empresa hasta este momento?
2. ¿Quiénes han sido hasta hoy las personas "útiles" y/o con potencial?
3. De tus habilidades o actitudes, ¿cuáles te gustaría que tus empleados adquirieran para desarrollar su trabajo?
4. Cuando un empleado en tu empresa sabe que puede aspirar a tener mayores responsabilidades con mejor sueldo, ¿está más motivado para desempeñar mejor su trabajo?
5. ¿Cuántos empleados tienes y qué antigüedad tienen?
6. ¿Con qué frecuencia tienes que sustituir a tu personal por renuncia o despido?, ¿cómo has sustituido a estas personas?

Con las respuestas al cuestionario anterior y tomando en cuenta también tus respuestas al cuestionario de la sección anterior, tienes un diagnóstico general de la situación actual de tu empresa y de sus necesidades futuras en cuanto a recursos humanos.

Con esta evaluación puedes haberte dado cuenta de tres aspectos generales:

Que tienes más personal del que requieres y, por lo tanto, tendrás que reducirlo.
Que necesitas o necesitarás en el futuro contratar más personal.
Que tus empleados actuales necesitan adquirir conocimientos del trabajo que desempeñan o que podrían llegar a desempeñar.

Si vas a necesitar contratar personal, identifica el puesto que requieres cubrir, elabora la descripción y el perfil del puesto. Cuando la contratación es por crecimiento no olvides que tendrás que ubicarlos físicamente en tu empresa y que necesitarás mobiliario.

También tendrás que integrar a los nuevos empleados a tu empresa mediante un programa de inducción.

Si tus empleados necesitan adquirir conocimientos para perfeccionar su trabajo o para ascender a un puesto con mayores responsabilidades, es necesario elaborar para ellos lo que se llama Plan de carrera. A continuación, te explicamos cómo elaborarlo.
Tercer paso: acciones para desarrollar al personal

Para apoyar el desarrollo de un empleado dentro de su trabajo, es necesario llevar un registro de su desempeño laboral, de sus intereses, de sus metas, etc., que nos permita apoyar, orientar y diseñar su crecimiento dentro de la empresa. Este crecimiento puede tener dos aspectos: la capacitación dentro del puesto para que el empleado lo desempeñe mejor o la capacitación para que en un futuro ocupe un puesto de mayor responsabilidad (ascenso). El diseño del crecimiento del empleado dentro de la empresa se llama planeación de la carrera laboral.

Para planear la carrera laboral es necesario llevar un registro que llamaremos plan de carrera, definido en el siguiente

Concepto: el plan de carrera es un formato que reúne, resume y registra el desempeño del empleado dentro de la empresa. También registra las habilidades e intereses del empleado que apoyan su desarrollo en el trabajo.

Otro aspecto por el cual es importante elaborar los planes de carrera para tus empleados es que, al tener un puesto vacante, puedes considerar a tu actual personal como candidato al puesto.

Esta situación repercute favorablemente en la motivación del personal ya que si se siente reconocido y tomado en cuenta, además de cubrir una vacante con tu mismo personal, reduces costos de selección y capacitación. Tus empleados ya conocen la empresa y ocupar un nuevo puesto genera en ellos mayor identificación con tu negocio.

Para tener un registro objetivo del crecimiento del personal dentro de la empresa es conveniente elaborar un expediente con los datos relevantes. A este expediente se le llama formato de Plan de carrera.
Formato para el plan de carrera de un empleado

Un formato para elaborar el Plan de carrera de los empleados es el siguiente:

Plan de carrera

• Nombre del empleado:
• Edad:
• Escolaridad:
• Puesto que desempeña:
• Antigüedad en la empresa:
• Puntos fuertes del empleado (habilidades por las que el empleado se destaca al desempeñar su trabajo).
• Puntos débiles del empleado (aspectos que repercuten negativamente en su trabajo).
• Necesidades de capacitación para desarrollar mejor su trabajo:

Evaluación de desempeño.

Posibles nombramientos (puestos que podría ocupar en caso de ser necesario, o que podría ocupar en caso de ser promovido).


Nacional Financiera, S.N.C

Plan de Negocios : La Planeación

¿Por qué planear si alguien que nunca lo ha hecho, le va tan bien?

En general, se piensa que el planear es una pérdida de tiempo.

De hecho, se cree que la planeación tiene que ver con el tamaño de la empresa: las empresas grandes deben planear, las pequeñas no necesitan hacerlo. También, se piensa que la planeación requiere de estudios avanzados o sofisticados..." es algo que deben hacer los expertos "; o bien, aquél que decide planear por primera vez y no obtiene los resultados esperados, concluye que la planeación no sirve para nada.

Sin embargo, la gran cantidad de empresas que cada día se convencen de los beneficios de la planeación, así como el éxito de éstas nos enseñan lo contrario.
La planeación: ¿qué es y qué no es?

Toda empresa, grande o pequeña; comercializadora, fabricante o dedicada a prestar un servicio, necesita dirección, guía, metas a seguir. Las metas son importantes porque:

Dan orientación a la empresa; proporcionan a los dueños y empleados una forma de anticiparse a lo que ocurre en el medio ambiente y ayudan a disminuir la incertidumbre ante el futuro.

Hacen más eficientes a las empresas; cuando sabemos hacia dónde vamos, Podemos canalizar todos los recursos del negocio en esa dirección y aprovecharlos, en vez de desperdiciarlos.

Orientan nuestras decisiones; el gran dinamismo que tiene la actividad diaria del negocio, nos obliga, en ocasiones, a tomar decisiones rápidas y de muy corto plazo. Cuando contamos con metas podemos tomar decisiones de manera más ágil y acertada; existe menor probabilidad de equivocarnos.

Nos ayudan a evaluar nuestro avance; cuando contamos con metas tenemos parámetros o puntos de partida que nos permiten medir el grado de avance del negocio.

La planeación es el proceso mediante el cual se establecen las metas del negocio y las acciones más adecuadas para lograr dichas metas.

Ahora bien, las siguientes son algunas características que complementan la definición anterior:

La planeación no tiene que ver con el tamaño de la empresa. El negocio puede tener dos o tres empleados y, sin embargo, requiere de planeación. Establecer metas para la empresa facilita a esos dos o tres empleados el trabajo en el mismo sentido... todos persiguen el mismo fin... saben si están haciendo las cosas bien o no... "hablan el mismo idioma".

La planeación no es una "perdedera de tiempo". Al contrario, contar con planes adecuados te ayuda a concentrarte y a concentrar los esfuerzos y recursos en actividades concretas, permitiéndote ahorrar tiempo.

La planeación, sin embargo, sí puede llegar a ser una pérdida de tiempo si no se echan a andar todos y cada uno de los planes.

La primera vez que se lleva a cabo una planeación toma más tiempo porque es algo nuevo y diferente. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo y vas evaluando cómo se están cumpliendo los planes, la planeación se convierte en un ejercicio de rutina, útil y objetivo.

La planeación no garantiza el éxito pero sí puede ayudarte a conseguirlo. Diversos estudios han comprobado que las empresas que planean son mucho más eficientes que aquéllas que no lo hacen. Pero, lo más importante, las empresas que planean tienen mayor posibilidad de sobrevivir en el largo plazo; permanecer en el mercado no es un asunto de "buena suerte", es una decisión tomada por la empresa.

Para planear no necesitas ser un experto en planeación. Lo único que necesitas es obtener información útil sobre el negocio y la competencia y practicar un poco. A continuación, se te proporcionarán las herramientas que requieres para planear; el proceso es más sencillo de lo que crees y, de hecho, es probable que descubras que, de una u otra forma, lo que has venido haciendo en tu negocio durante toda su existencia es quizá una forma de planeación.
El proceso de planeación

El proceso de planeación consiste en una serie de actividades que te llevan, paso a paso, desde aspectos generales como definir lo que es o quieres que sea tu negocio, hasta aspectos muy específicos de la operación cotidiana del negocio.

El proceso de planeación debe iniciar con el análisis de la matriz FODA. El análisis de los factores externos se refiere a las amenazas y oportunidades que enfrenta el negocio; el análisis de los factores internos tiene que ver con las ventajas y debilidades del mismo. No se puede diseñar una planeación si no se identifican las ventajas o debilidades de la empresa, y se anticipan las oportunidades o amenazas que ésta enfrenta.

Como el punto de partida para empezar el proceso de planeación es el análisis de factores internos y externos del negocio, te recomendamos tener a la mano la Matriz FODA con los datos de tu negocio. De esta manera, toda tu planeación estará diseñada a partir de realidades y no de suposiciones; dicho de otra manera, lograrás que tus planes sean congruentes con las ventajas, oportunidades, debilidades y amenazas de tu negocio.

En el proceso descrito debes definir la Misión, Objetivos y Estrategias, de tu empresa que equivalen a las preguntas ¿qué quiero ser? ¿qué debo hacer? y ¿cómo lograrlo?

Nacional Financiera, S.N.C

Inciar un Negocio: Mercado Potencial

Este tema te ayudará a identificar las variables a considerar para la determinación del potencial del mercado.
Determinación del potencial del mercado actual y previsible para el Negocio

La investigación del mercado es un trabajo sistemático que consiste en diseñar, indagar, recoger y analizar la información básica relacionada con los problemas de ventas de un producto o servicio.

Con el término de mercado no nos estamos refiriendo a aquel lugar tradicional donde la gente se reúne a vender y comprar productos. En su expresión más amplia, el mercado es un lugar indefinido que utilizamos para representarnos un área geográfica indeterminada donde en alguna forma están presentes los consumidores reales o potenciales de nuestro producto o servicio. Tales consumidores son a la vez utilizadores simultáneos de varios productos o servicios, como alimentos, medicinas, diversiones, escuelas, herramientas, talleres de reparación, tiendas, restaurantes, etc.

Sin embargo, no todo el consumidor potencial para un restaurante de comida china lo será para un expendio de comida rápida (o viceversa); a la vez que no todo industrial que posea una mini computadora en su negocio tendrá las mismas necesidades de software, ni todas las novias se casaran con vestido blanco y largo.

De cualquier forma, para confirmar lo que hasta este punto del libro has pensado respecto a tu propia situación, y presentarte los aspectos que no has considerado, revisa cada tema siguiente en función siempre de tu propia circunstancia presente o proyectada. Quizás tengas que dar marcha atrás en aspectos que habías aceptado en forma automática. Aún es tiempo.
Investigación de Mercados

1. Definir la razón del análisis del mercado
2. Determinar la información básica realmente necesaria
3. Diseñar la forma para obtener la información requerida
4. Llevar a cabo la investigación
5. Analizar los datos y establecer los resultados de la investigación.
Fuentes de Información

* Por correo
* Por teléfono
* Por entrevistas personales
* Por publicaciones
* Por encuestas anteriores

Investigación de Mercados

* El mercado industrial es la agrupación de compañías que utilizan materias primas iguales y servicios similares para la fabricación de productos similares, ejemplo:
o El mercado de la construcción.
o El mercado de las pinturas para casas.
* La mercadotecnia es el proceso completo de la distribución de productos y servicios del productor al consumidor.
* La investigación de mercado es el análisis del mercado organizado. Se logra a través de un proceso sistemático de recopilación, archivo y análisis de información relacionada con la comercialización de bienes o servicios

Razones para llevar a cabo una Investigación de Mercado

1. Para identificar las necesidades del producto o servicio en mercados nuevos o existentes.
2. Para desarrollar una estrategia de venta.
3. Para pronosticar su tendencia de ventas.
4. Para estudiar las adquisiciones de materias primas y materiales
5. Para programar producción, ventas y distribución.
6. Para analizar las actitudes del consumidor.
7. Para conducir campañas promociónales.
8. Para establecer el monto del capital requerido.
9. Para planear utilidades.
Investigación o Análisis de Mercado

Antes de que un concepto de negocios se desarrolle alrededor de una nueva idea, deberá hacerse un meticuloso análisis o investigación del mercado.

El análisis de mercado no es necesariamente complejo ni costoso: es esencialmente lógico y práctico.

Deberá darnos respuestas a l as siguientes preguntas:

1.¿Quién comprará mi producto o servicio?
2.¿Cuánta gente, familias o compañías componen el mercado potencial?
3.¿Cómo puede ser alcanzado ese mercado? La mejor forma de llegarle al cliente potencial dependerá del tipo de producto o servicio, ya se trate de un producto industrial o de un servicio.
4.¿Hay bastante gente que tenga necesidad de un servicio o producto? ¿Puede pagarlo?
5.¿Hay un número suficiente de gente que tiene esa necesidad, la reconocen como tal, o tendría que ser educada para que reconozca que tiene tal necesidad?.
6.¿Será el valor de la demanda lo suficientemente alto como para permitir satisfacerla con un buen margen de beneficio?
7.¿Dispondrá el mercado de los recursos necesarios para comprarme a los precios que estipule?
8.¿Podré alcanzar mi mercado con la frecuencia suficiente en forma económica y eficientemente?

Nacional Financiera, S.N.C

Empresa : El ABC de los presupuestos

Introducción

Para toda empresa es muy importante conocer lo que le cuesta producir sus artículos ya que, mediante un análisis de los elementos del costo de producción, podrá saber si sus costos son competitivos o no y, en caso de que no lo sean, establecer medidas de control con la finalidad de reducir al mínimo posible esos costos. Además, para fijar un precio de venta adecuado, es necesario conocer primero el costo exacto de producción.

Consecuentemente, para obtener ganancias o, por lo menos, para no tener pérdidas es necesario analizar cada uno de los elementos utilizados en la fabricación, que son parte del costo de producción.
El costo de producción
Materia prima

Todos los negocios que fabrican un artículo necesitan materiales o materia prima para la producción.
Materia prima directa y materia prima indirecta

En la producción de cualquier artículo, existe un material principal al que se le llama materia prima directa (MPD). Sin embargo, para hacer un producto se necesitan muchos materiales adicionales al material del cual está hecho principalmente el artículo, y todos esos materiales que no son materia prima directa son materia prima indirecta (MPI).

Para saber cuál es la materia prima directa basta con preguntarse ¿cuál es el material principal del que está hecho el producto? y todo el material adicional necesario, pero no principal, es la materia prima indirecta.
Mano de obra

El punto de partida en cualquier proceso de producción es la materia prima porque es lo que se transforma en un artículo terminado. Pero alguien tiene que realizar esa transformación. Por lo tanto, también necesitamos mano de obra.

En otras palabras, es necesario considerar también el costo de la mano de obra que está dado por la suma de los sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible la fabricación de los productos, es decir, que trabajan en el lugar donde se realiza la fabricación (el cálculo de sueldos, salarios y prestaciones se presenta en el Paquete de Recursos Humanos).

Lo que se paga a los trabajadores que hacen posible la producción es lo que debe formar parte del costo del producto, pero de la misma forma que la materia prima se divide en directa e indirecta, la mano de obra debe separarse en mano de obra directa (MOD) y mano de obra indirecta (MOI).
Mano de obra directa y mano de obra indirecta

¿Cómo hacer esa separación? Es muy fácil. Hay empleados que intervienen en alguno o en varios productos y, por lo tanto, se les considera mano de obra directa, pero también hay empleados que, aunque trabajan para que se realice la producción, no son los que elaboran los productos. Esos empleados que no intervienen en la fabricación de los artículos se consideran como mano de obra indirecta.

Para que la producción se pueda realizar adecuadamente, se requiere de la intervención de algunos empleados, por ejemplo: la persona que revisa la calidad de los productos, quien asea el lugar donde se lleva a cabo la fabricación, la persona encargada de llevar de un lugar a otro la materia prima o los artículos terminados, quien da mantenimiento a las máquinas, etc. Todos ellos trabajan en el área en que se lleva a cabo la producción; sin embargo, no intervienen en lo que es la fabricación en sí y, por ello, se consideran como mano de obra indirecta.

¿Para qué separar la mano de obra en directa e indirecta?

Con la mano de obra sucede lo mismo que con la materia prima. Es fácil calcular para cada producto el costo exacto de los trabajadores que intervienen en su fabricación, pero no es fácil asignar el costo exacto de los trabajadores que no elaboran los artículos, aunque su trabajo es necesario para que la producción se realice. ¿Qué más necesito para fabricar mis artículos?
Costos generales de fabricación

Para poder fabricar un producto no basta con tener la materia prima y la mano de obra; se necesitan muchas otras cosas para que la fabricación de los productos se pueda realizar.

Es necesario, por ejemplo: rentar un local, pagar la luz, el agua, el impuesto predial, dar mantenimiento a las máquinas etc. Todo ello tiene también un costo que debe incluirse como parte del costo de producción, pero como se trata de costos que no se relacionan directamente con el producto se les llama costos indirectos y, en una empresa de producción, integran lo que se conoce como costos generales de fabricación.

De hecho, el costo de la materia prima indirecta y de la mano de obra indirecta, precisamente por ser indirectos, forman parte de los costos generales de fabricación.

Siempre que pagas por algo que se utiliza en algo más que para producir, debes calcular cuánto de ese pago total se consume en la fabricación y cuánto en lo demás.

En aquellos negocios que fabrican únicamente un tipo de producto, lo más sencillo es dividir todos los costos generales de fabricación entre el número de artículos fabricados.
Costo de producción

Recuerda que dijimos, que lo importante es incluir el costo de todo lo que se necesita para realizar la producción.

Ahora bien, si tu negocio es una empresa dedicada a la prestación de servicios, no vas a tener proceso de producción, de tal suerte que no vas a tener costo de materia prima tal y como se entiende en una empresa de producción ya que no vas a transformar un material para convertirlo en otro producto. Pero, de cualquier forma, existen empresas que para poder prestar sus servicios necesitan de algún material que puede considerarse directo y su costo forma parte del costo del servicio.

También, vas a tener costo de mano de obra, que en una empresa de servicios es de los costos más importantes, y también deberás separar la mano de obra en directa e indirecta. De igual forma, vas a tener costos indirectos que puedes distribuir dividiéndolos entre el número de servicios que esperas prestar en el mes. Aunque la forma más común de distribuirlos es por hora de mano de hombre.
Introducción

Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa. Sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Estoes muy distinto a simplemente capotear los problemas conforme se van presentando.

Por eso, decimos que "un presupuesto te ayudará a manejar tu negocio"; es decir, a dirigirlo hacia la situación de éxito que siempre has deseado.
¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.

Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con lo que ocurra realmente, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.
¿Cuál es el periodo que debe cubrir?

Hay distintos periodos de tiempo para los que se puede hacer un presupuesto. Normalmente, se hacen con una base anual, semestral o trimestral; es decir, que te planteas el futuro de tu negocio para los próximos 3 o 6 meses o para el próximo año, aunque algunas empresas prefieren hacer un presupuesto continuo.

Los presupuestos continuos son aquellos que se actualizan constantemente. Por ejemplo, puedes tener un presupuesto anual y extenderlo por uno, dos o los meses que quieras, según te convenga.

Sin embargo, es bueno que sepas que existen diferentes presupuestos y que es mejor hacer algunos a corto plazo (un año o menos), como los presupuestos de ventas o de gastos de producción, que se modifican constantemente; en cambio, si quieres planear el crecimiento de tu negocio o comprar cierta maquinaria, por ejemplo, tu presupuesto puede cubrir periodos de tres, cinco y hasta diez años.
¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es el gran presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.

Podría decirse que es como la llave maestra de un hotel, que abre todas las puertas.

Ahora bien, un presupuesto maestro se forma básicamente de otros dos presupuestos, digamos que más pequeños, que serían como las puertas principales del hotel. Son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone también de otros presupuestos más pequeños. El primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver entonces qué materia prima necesitas, cuánta mano de obra utilizarás, cuáles serán tus costos indirectos de producción y, lo más importante de todo, cuánto te va a costar todo eso.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear o presupuestar tus compras con toda oportunidad para que no te agarren las prisas y puedas conseguir buenos precios.

Finalmente, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.

El presupuesto financiero es más sencillo. En él vas a presupuestar el efectivo con que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, ya que el dinero no debe estar guardado en un cajón. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu empresa, es decir si vendrán tiempos buenos, o tiempos malos.
¿Qué información se necesita para hacerlo?

Hay que recordar que un presupuesto es un plan, una estimación y, por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda tu información es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos dé como resultado un presupuesto irreal.

Para estimar nuestros costos existen dos formas: la primera es calcularlos de acuerdo con tu propia experiencia. La otra forma es un poco más complicada y consiste en utilizar costos estándar obtenidos con anterioridad. Los costos estándar son aquellos que deberías obtener trabajando en condiciones óptimas, y se obtienen mediante la experiencia y estudios de gente especializada.

Esta última forma de estimar costos es muy útil porque permite, además, darse cuenta de problemas que tal vez no se hayan notado antes. Esto podría deberse, si estimó correctamente la cantidad, a que tal vez se estuvo desperdiciando por errores de los empleados... en fin, los costos estándar servirán para tener presupuestos más exactos y tomar después las medidas necesarias para ajustarse a ellos.

Ahora bien, si el presupuesto es para un periodo futuro, ¿cómo se incluye la inflación? La respuesta es sencilla: la inflación se considerará al elaborar cada uno de los presupuestos del presupuesto maestro. Por ejemplo, si se tiene presente que el presupuesto es un plan de operaciones para un periodo futuro, al elaborar el presupuesto de ventas se determinará el precio de acuerdo con los aumentos esperados de los diferentes artículos; asimismo, el presupuesto de materias primas se hará con base en los precios que se esperan para el próximo periodo, o el de mano de obra de acuerdo con los aumentos de sueldo. Todos esos cálculos se sustentarán en previsiones bien fundamentadas de la inflación en el país.
Ventajas y limitaciones

Las grandes ventajas de planear y hacer presupuestos son: facilitar la utilización adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones, ayudar a lograr una buena planeación de las empresas y mostrar los resultados que se obtendrán de poner en práctica los planes.

Sin embargo, aunque hacer presupuestos ayuda a manejar una empresa, eso no es todo. Tiene sus ventajas, como vimos, pero también sus limitaciones, porque están basados en estimaciones, en supuestos, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que beneficie. Además, hay que estarlos adaptando y actualizando constantemente, o se corre el riesgo de perder el trabajo que representó hacerlo.


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Análisis Foda

IntroducciónSe denomina Análisis “FODA” porque todos los factores analizados hasta ahora en los temas anteriores, los podemos clasificar en: Fuerzas; Oportunidades; Debilidades y Amenazas.

El análisis “FODA”

Todos los factores pueden ser clasificados como buenos o malos, positivos o negativos, en función de cómo sean evaluados. Así, los factores externos pueden ser oportunidades o amenazas, y los internos, fuerzas o debilidades dependiendo de qué tanto se conozcan y su grado de influencia en el negocio.

Por ejemplo, si en una escala del 1 al 10, siendo 1 la calificación mínima y 10 la máxima, tu empresa obtuviese una evaluación igual o menor a 5 en la categoría correspondiente a conocimiento del cliente, ese factor se consideraría como una amenaza, ya que significaría que, por no conocer bien a tus clientes, podrías enfrentar problemas serios en el futuro. Si, por el contrario, obtuvieses una calificación mayor a 5, entonces ese mismo factor sería considerado como una oportunidad, ya que el conocimiento de tus clientes podría significar anticiparte a sus deseos o necesidades.
Igualmente, si en estructura obtuvieses una calificación igual o menor a 5, sería una debilidad, ya que, muy probablemente, la estructura de tu negocio no sería la adecuada, dadas las necesidades de la empresa. Pero si tu calificación fuese mayor, entonces sería una ventaja, debido a que, seguramente, tu estructura te ayudaría a llevar mejor tu negocio y a hacer más eficiente a tu empresa.
Cuando se califican todos los factores, tanto internos como externos, los resultados se pueden incorporar en una matriz que se denomina Matriz FODA. Una matriz es un cuadro compuesto por valores (en este caso, numéricos), ordenados en renglones y columnas.
La matriz FODA es una herramienta muy sencilla y clara; permite hacer un diagnóstico rápido de la situación de cualquier negocio en términos de los factores externos e internos que le afectan.
Lo que harás a continuación es responder a una serie de cuestionarios que versan sobre todos los factores externos e internos analizados hasta ahora, asignando a todos ellos cantidades numéricas que, posteriormente, serán incorporadas en una Matriz FODA.

Cuestionarios

Imprime el siguiente cuestionario y contesta las preguntas relativas a los factores externos e internos en tu empresa. Responde a cada una de ellas con la opción de respuesta que mejor represente lo que ocurre en tu negocio, asignando los siguientes valores:
Siempre (3); Frecuentemente (2); Rara vez (1); Nunca (0)
Ejemplo: Si tu respuesta es siempre, deberás anotar 3

Respuestas

1. Acerca de mis clientes:

1. Sé quién es mi cliente	_____
2. Sé cuánto me compran mis clientes	_____
3. Sé cada cuándo compran	_____
4. Sé por qué me compran mis clientes	_____
5. Sé por qué eligen una marca, producto o servicio en lugar de otro	_____
6. Sé cuál es el beneficio esperado por mis clientes	_____
7. Sé qué productos o servicios esperan mis clientes	_____
8. Sé cada cuándo compran	_____
9. Sé qué servicios adicionales prefiere mi cliente	_____
10. Sé qué artículos o servicios me brindan la mayor utilidad	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma	_____

2. Acerca de mis competidores:

1. Sé quién es mi competidor directo	_____
2. Sé quién podría convertirse en mi competidor	_____
3. Sé qué servicios ofrecen mis competidores	_____
4. De los productos o servicios que yo ofrezco sé cuáles los sustituyen	_____
5. Sé quiénes compran a mis competidores	_____
6. Sé por qué compran a mis competidores	_____
7. Sé cómo me comparan los clientes con mis competidores	_____
8. Conozco los planes de la competencia	_____
9. Sé cuáles son mis ventajas competitivas respecto a mis competidores	_____
10. Sé cuáles son las ventajas y desventajas que tiene mi negocio, con respecto a mis competidores	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma	_____

3. Acerca de mis proveedores:

1. Sé quién es mi proveedor	_____
2. Sé quiénes podrían ser nuevos proveedores	_____
3. Mis proveedores me ofrecen descuentos	_____
4. Mis proveedores me entregan a tiempo	_____
5. A mis proveedores les importo como cliente	_____
6. Conozco las condiciones de venta de todos los posibles  proveedores	_____
7. Mis proveedores conocen mis necesidades	_____
8. Mis proveedores me ofrecen crédito	_____
9. Estoy satisfecho con el servicio de mis proveedores	_____
10. Sé quiénes son los proveedores de mis competidores y qué ventajas y desventajas tienen comparados con mis proveedores	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma	_____

4. Acerca de otros factores:

1. Estoy enterado de los cambios que ocurren en la economía	_____
2. Conozco los impactos que los cambios económicos pueden tener en mi negocio	_____
3. Sabría qué medidas tomar, en caso de cambios en la situación económica del país	_____
4. Conozco avances tecnológicos que me podrían ayudar en el negocio	_____
5. Conozco lo que mis competidores están haciendo con nuevas tecnologías	_____
6. Estoy atento a los cambios socioculturales que ocurren a mi alrededor	_____
7. Me anticipo en mis productos (o servicios) a los cambios socioculturales que observo	_____
8. Conozco los productos (servicios) con los cuales compito a partir de la apertura comercial	_____
9. Estoy atento a los cambios que se están dando como resultado de la apertura comercial	_____
10. Me estoy adaptando para hacer frente a las posibles consecuencias que me pueda ocasionar la apertura	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma	_____

 5. Acerca de mis habilidades:

1. Conozco cuáles son las actividades críticas de mi negocio	_____
2. Poseo las habilidades	_____
3. Me aseguro de asignar las actividades críticas a la gente adecuada	_____
4. Me aseguro de contratar gente con las habilidades necesarias para su buen desempeño en el negocio	_____
5. Me aseguro de capacitar a las personas para que hagan bien sus actividades	_____
6. Me aseguro de siempre	_____
7. Conozco las habilidades que tienen mis competidores	_____
8. Me preocupo por ser el mejor en el negocio	_____
9. Hago que mis empleados se preocupen por ser los mejores en el negocio	_____
10. Me actualizo para tratar de ser el mejor en el negocio	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma	_____

6. Acerca de la estructura de mi empresa:

1. Conozco cuáles son las tareas que hay que llevar a cabo en el negocio	_____
2. Asigno las tareas de una manera ordenada	_____
3. Cada quién sabe qué es lo que tiene que hacer	_____
4. Cada quién hace lo que tiene que hacer	_____
5. Mi personal está agrupado por áreas comunes	_____
6. Cuando doy a alguien una responsabilidad, le doy también la autoridad para cumplirla	_____
7. Cuando doy a alguien una responsabilidad, yo no me meto en lo que hace	_____
8. Las órdenes las doy a través de los jefes de las distintas áreas y no me los "brinco”	_____
9. Me entero rápido de lo que ocurre en el negocio	_____
10. Mis empleados se enteran de lo que yo quiero que se haga	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma

7. Acerca de mis recursos:

1. Doy mantenimiento adecuado a mis instalaciones y equipos	_____
2. Mis clientes están satisfechos en (con) mis instalaciones y equipos	_____
3. Mis instalaciones y equipos funcionan adecuadamente	_____
4. Mis inventarios son suficientes para realizar mi operación normal (adecuadamente)	_____
5. Tengo el producto (cumplo con el servicio) cuando el cliente lo solicita	_____
6. Puedo conseguir nuevos empleados si se van los que ahora tengo	_____
7. Los nuevos empleados tienen las habilidades que se necesitan en mi negocio	_____
8. Dispongo de recursos (dinero) cuando los requiero	_____
9. Puedo conseguir material y equipo adicional para dar el servicio cuando se requiere	_____
10. Ahorro para reponer y ampliar mi equipo	_____
Ahora suma tus respuestas y anota aquí la suma

Matriz “FODA”.

Ahora lo que harás será la Matriz "FODA", poniendo las calificaciones en su cuadrante correspondiente.
Para ello, observa que la escala de calificaciones tiene un valor mínimo de 0 y su valor máximo de 30, por lo que si las calificaciones fueron iguales o menores a 15, deberán ser puestas en los espacios debajo de donde dice "Amenazas" (si son factores externos) o "Debilidades" (si son factores internos), y si fueron mayores a 15 entonces en los espacios de donde dice "Oportunidades" (externas) o "Ventajas" (internas).

 Ejemplo:

Si obtuviste 14 en el ejercicio de clientes y 20 en el de habilidades, los resultados tendrán que anotarse en las casillas correspondientes a Amenazas (en el caso de clientes) y Ventajas (en el caso de Habilidades).



Una vez hecha la Matriz FODA, es necesario que observes y analices en dónde quedaron tus resultados; ¿predominan las Ventajas y Oportunidades?

 
 
 Nacional Financiera, S.N.C

Planificación efectiva de ferias comerciales

Participar en ferias comerciales, exhibiciones, convenciones, eventos y otros lugares similares constituye una oportunidad única de vender, además de permitirle encontrar proveedores, observar a la competencia, establecer algunos contactos y conseguir publicidad. En suma, puede lograr en una feria comercial lo que le tomaría semanas o meses conseguir si se quedara en casa. Incluso le puede significar un ahorro de dinero. Según el Centro de Investigación del Sector de Ferias (CEIR), cuesta un 62% menos cerrar un negocio generado en una feria comercial que en el terreno.
Sin embargo, para conseguir todo esto, debe planificarse muy bien. Eso significa elegir la feria correcta, establecer objetivos claros, diseñar una buena exhibición y promocionar su presencia. Todo esto, incluso antes de llegar a la feria. Haga clic en los temas que se indican a continuación para informarse mejor acerca de cómo aprovechar al máximo su experiencia en una feria comercial.

• Establecimiento de objetivos claros
• Preparación de una participación efectiva
• Promueva su presencia
• Planificación de su estrategia de seguimiento

Elección de la feria correcta

Con miles de ferias comerciales cada año, elegir la que le reporte mayores beneficios en función del tiempo y dinero invertidos puede resultar difícil.
Comience su búsqueda entre las ferias comerciales relacionadas con su producto o servicio. En Internet, puede probar uno de los sitios de búsqueda de ferias comerciales, como por ejemplo

Trade Show News Network

Otro recurso para averiguar acerca de las ferias es la asociación comercial de su sector, puesto que muchas ferias y convenciones son auspiciadas por grupos de la industria.
Aquí le damos otros consejos para que haga una buena elección:

No escoja sólo en base a los números

Las grandes ferias comerciales que atraen a una gran cantidad de gente pueden ser una verdadera pérdida de tiempo si no asisten personas que sean compradores o potenciales clientes de su producto o servicio. Estudie detenidamente las estadísticas de ferias de años anteriores para evaluar si los asistentes coinciden con el perfil de sus clientes. El gerente de la feria debe estar en condiciones de proporcionarle esta información.

Pida ayuda a sus clientes

Converse con sus clientes para averiguar a qué ferias comerciales asisten, puesto que es probable que también otros potenciales clientes visiten las exhibiciones que satisfacen las necesidades de sus clientes. También puede conversar con sus competidores para saber cuáles son las ferias que les han parecido de mayor utilidad.

Haga sus verificaciones con anticipación

La mejor forma de evaluar una feria es tener una visión de primera fuente. Antes de embarcarse, visite la feria como público. ¿Es la feria dinámica y atrayente? ¿Diría que las personas que asisten son clientes potenciales? ¿Quiénes son los otros expositores y dónde encajaría lo que usted ofrece en esa combinación de productos y/o servicios? Hable con la gente y mantenga los ojos abiertos.

Evalúe la feria con detenimiento

Una vez que tenga una lista de posibles ferias, formule estas preguntas para determinar si la exhibición es adecuada para sus objetivos:

• ¿Es lo suficientemente grande para establecer una relación entre clientes potenciales y proveedores, pero no demasiado grande como para tener que competir con los gigantes de su industria?
  
  
• ¿Está geográficamente bien ubicada para atraer a sus clientes, sean éstos locales, regionales, nacionales o mundiales?
  
  
• ¿Se ha programado en una fecha en que usted puede satisfacer los nuevos negocios que hará y mantener sus relaciones comerciales con los contactos y representantes?
  
  
• ¿Son confiables los promotores de la feria y tiene la administración un registro comprobado de éxitos?

No espere hasta el último minuto

Algunas exhibiciones populares se copan rápidamente. Si espera demasiado, podría quedar en lista de espera. Por otro lado, mientras antes se inscriba para una feria, más posibilidades tendrá de encontrar una buena ubicación para su local.

Establecimiento de objetivos claros

Para sacar el mayor provecho del tiempo, dinero y energía que invertirá al exhibir en una feria comercial, es fundamental que determine con qué propósito está ahí y establezca metas que se puedan medir. Deberá evaluar todo lo que haga antes, durante y después de la feria en términos de si ésta contribuye al logro de estos objetivos.

Posibles metas para las ferias comerciales

Aquí hay algunas razones por las cuales las empresas participan en ferias comerciales. Sus metas pueden incluir varias de éstas u otras que son importantes para su pequeña empresa.

• emitir órdenes de ventas
• investigar la competencia
• descubrir tendencias
• generar contactos para futuras ventas
• incluir en su lista de correo nombres de prestigio
• encontrar proveedores mejores o de menor costo
• estrechar lazos con los clientes actuales
• atraer a la prensa
• generar entusiasmo en torno a un nuevo producto
• aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector

Asigne personal adecuado y preparado para atender su local

Usted no puede hacerlo solo. Independientemente de su objetivo, necesitará al menos una persona para que lo "cubra" cuando usted deba salir de su local para tomar un descanso u observar a la competencia. Una buena práctica es asignar a dos personas por cada 30 metros cuadrados del lugar de exhibición. Su personal debe tener buena presencia, ser preparado, cordial y estar bien informado. Ellos deben comprender sus objetivos y saber el papel que juegan para lograrlos. Si no tiene en su empresa empleados permanentes, contrate a parientes, amigos o empleados de tiempo parcial.

Focalice su mensaje

Seleccione simplemente dos o tres ideas que desee transmitir claramente en la exhibición y prepárese usted y a su personal para "insistir en el mensaje". Diseñe sus gráficos, la promoción previa a la exhibición, el material impreso y la publicidad que aparece en el directorio de la feria en torno a su mensaje.

Prepare un presupuesto

Cuando haya determinado sus objetivos y la feria en la cual se presentará, prepare un presupuesto. Sin un presupuesto, los gastos se pueden disparar (compras impulsivas de último minuto para adornar su local, por ejemplo) y echar por tierra sus mejores planes. Como regla general, sus costos de espacio deben representar alrededor de la cuarta parte del presupuesto total. En consecuencia, cuando sepa el monto que deberá pagar por el arriendo del lugar, multiplíquelo por cuatro para tener una idea general de sus gastos, sin contar los gastos de personal.

Preparación de una participación efectiva

La ubicación y la apariencia de su local influirán considerablemente en el éxito de su feria comercial. Aplique estos consejos para lograrlo.

Prefiera un lugar con mucho tráfico

Analice el plano del lugar antes de escoger el sitio donde se instalará. El tráfico peatonal es más intenso en ciertas áreas de una feria comercial típica. Elija ubicaciones cercanas a las vías de acceso, concesiones de restaurantes, baños, salones de seminarios o cercanas a los expositores más importantes. Evite los sectores escondidos, las plataformas de carga, columnas que obstruyen el paso u otras áreas de poco tráfico.

Considere la posibilidad de compartir un puesto

Los nuevos expositores por lo general consiguen las peores ubicaciones. Esto se puede solucionar si se comparte un puesto bien ubicado con un colega de un negocio relacionado. Hable con su representante de ventas o trate de juntarse con un expositor establecido cuyos productos o servicios complementen los suyos.

Estimule los sentidos

Asegúrese de que la gente que visite su local pueda probar su producto o servicio. Deje que los toquen, miren, escuchen o degusten. ¿Vende almohadas decorativas? Exhíbalas en un entorno apropiado y tenga muestras que los compradores puedan tocar. ¿Ha desarrollado un nuevo programa computacional? Procure tener muchos terminales de computación para que los asistentes lo prueben.

Mantenga la simplicidad

No recargue demasiado el local con material gráfico. Una foto o una imagen grande que se pueda apreciar desde lejos causa mucha más impresión que varias pequeñas. Un solo eslogan atractivo que describa a su empresa puede ser más eficaz que largos bloques de texto.

Los incentivos funcionan

Los incentivos y regalos también pueden atraer público a su local. Organice un concurso, anuncie en voz alta la demostración de un producto, reparta golosinas, contrate a un masajista y ofrezca masajes gratuitos en la espalda. Sólo asegúrese de que los incentivos sean acordes con la imagen de su empresa y las sensibilidades de sus clientes.

Promueva su presencia

Recuerde que hasta la mejor planificación de una feria comercial fracasará si nadie sabe que usted está ahí. El CEIR estima que cerca de las tres cuartas partes de los asistentes a las ferias sabe lo que desea ver antes de asistir. Una buena campaña de promoción previa a la feria permitirá que sus clientes actuales y potenciales sepan acerca de su exhibición. Estos consejos serán útiles.

Inicie los contactos por teléfono

Entre un mes y seis semanas antes de la feria, comience a llamar a sus principales clientes actuales y potenciales para fijar reuniones. Muchas personas llegan a una feria con un programa fijo y prácticamente no tienen tiempo de visitar otros locales, de modo que es importante que tenga listo ese programa lo antes posible. Confirme todas las reuniones por teléfono alrededor de una semana antes de la feria.

Envíe avisos por correo

Normalmente, la administración de la feria le permitirá comprar una lista de las direcciones postales de los asistentes preinscritos. Antes de la feria, envíe un mensaje simple que destaque uno o dos beneficios que podrían obtenerse al visitar su local. Procure que el mensaje contenga información de contactos para la feria, incluido el número de su puesto.

Use los medios de comunicación escritos

Envíe comunicados de prensa a las publicaciones comerciales y periódicos locales que vayan a cubrir el evento. Su comunicado deberá destacar alguna noticia de interés periodístico acerca de su feria; como por ejemplo, el lanzamiento de un producto nuevo o una demostración especial. Prepare mucho material de prensa para la feria y distribúyalo en las salas de prensa, al alcance de los periodistas.

Busque publicaciones de la feria

Poner anuncios publicitarios en publicaciones que se distribuyen sólo en la feria puede ser costoso y poco eficaz. Normalmente estas publicaciones tienen un enfoque limitado y se pierden entre la multitud de papeles que llueve sobre los asistentes a la feria.

Planificación de su estrategia de seguimiento

El momento para planificar su estrategia de seguimiento es antes de que comience la feria. De este modo, podrá llegar a sus potenciales clientes con su mensaje cuando aún tengan fresca en su mente la feria. A continuación señalamos las cosas que debe saber acerca del seguimiento.

Considere el seguimiento como prioridad

Según el CEIR, no se hace seguimiento al 80% de los contactos que se establecen en las ferias. Fije el seguimiento de sus contactos como la prioridad más importante después de una feria, anteponiéndolo a todo lo demás, incluso a la tarea de ponerse al día en lo que sucedió mientras estuvo fuera de la oficina.

Redacte su carta de seguimiento antes de la feria

Su correspondencia posterior a la feria puede ser tan simple como una nota de agradecimiento o un folleto con una nota acompañante. Escríbala e imprímala antes de dirigirse a la feria, de manera de enviarla tan pronto regrese.

Califique a los contactos durante la exhibición

Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés y base su trabajo posterior a la feria en estas prioridades. Llame por teléfono a sus clientes potenciales más importantes dentro de la semana después de finalizada la feria; mientras más tiempo deje pasar, menor respuesta recibirá de ellos. Envíe a todos los demás algún tipo de correspondencia de seguimiento.

Cumpla sus promesas

Procure cumplir las promesas que hizo en su puesto. Tenga una cantidad suficiente de folletos y hojas de productos a la mano antes de la feria para enviar la información solicitada a la brevedad.


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